Компьютеры и Интернет
Похоже, что с тех пор, как появились документы, организации пытались управлять их хранением и извлечением. В последние годы компании заменяют сложный процесс доставки, хранения и извлечения документов высокотехнологичными системами документооборота Этлас-софт atlas-soft.ru. Выбор правильного формата электронного документа и системы подачи документов из электронного архива ЭТЛАС atlas-soft.ru гарантирует, что вы сможете эффективно организовывать и искать свою информацию.
Легкий поиск
Дни, когда вы прятали лист бумаги в шкаф или кладовку, прошли. Когда документ оцифровывается с помощью инструментов управления документами, он сразу же становится доступным любому, кто имеет право его просматривать. Система управления документами позволяет пользователям искать документы по имени, ключевому слову, содержимому или любой другой переменной, используемой для хранения и отслеживания фрагмента. Сотрудник с компьютером может сделать это за считанные секунды, что делает процесс быстрым и эффективным.
Повышение безопасности
Защита бумажных файлов когда-то требовала запертых картотечных шкафов, подписных листов и протоколов безопасности, которые были одновременно трудоемкими и неэффективными. Системы управления документами предоставляют организациям возможность шифровать документы и назначать уровни безопасности каждому файлу. Файлы могут быть назначены сотрудникам определенных отделов или конкретным лицам. Системы управления документами отслеживают каждое извлечение, отмечая, кто просматривал содержимое, и применяя отметку даты и времени для целей аудита. Процесс закрепления документа не только эффективнее, но и проще для компании и её сотрудников.
Безопасные резервные копии
Если офис пострадает от пожара или разрыва водопроводной трубы, традиционные бумажные файлы часто повреждаются. Даже без катастрофы бумажные документы регулярно теряются, или уничтожаются. Системы управления документами устраняют риск потери документов путем создания резервных копий файлов, которые могут быть загружены в удаленный центр обработки данных.
Упрощенная маршрутизация
Системы управления документооборотом обеспечивают элегантный способ передачи документов соответствующим сотрудникам. Сотрудники могут передавать документы нескольким сотрудникам одновременно, позволяя каждому просматривать и комментировать их содержание. Пользователи также могут передавать документы отдельным лицам последовательно, с комментариями более ранних рецензентов, прикрепленными к файлу для утверждения или рассмотрения высшим руководством.
